OmniSolution for Hotel/Hospital cho phép hai loại chức năng điện thoại cùng tồn tại và được quản lý độc lập trong một hệ thống Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise: loại máy điện thoại dùng cho khách (guest set) và cho nhân viên khách sạn (admin set). Các "guest set" hỗ trợ nhiều tính năng Hotel hơn, trong khi các "admin set" hỗ trợ nhiều tính năng quản lý hơn.

Tất cả các thuê bao (bao gồm các "guest set" và "admin set") đều được lập trình từ hệ thống Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise. Tuy nhiên, các "admin set" được quản lý trực tiếp từ hệ thống Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise, trong khi các "guest set" được quản lý thông qua chương trình quản lý khách sạn từ các máy tính quản lý khách sạn (Front-office computer).

Có hai phương pháp quản lý khách sạn:

• Quản lý trực tiếp bằng chương trình quản lý Hotel của Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise: trong trường hợp này, chương trình quản lý khách sạn sẽ được quản lý trên máy tính (Front-office Computer) được kết nối trực tiếp với tổng đài Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise. Chương trình ứng dụng "Hotmenu" của tổng đài Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise sẽ cung cấp giao diện quản lý Hotel đơn giản, hiệu quả cho các nhân viên quản lý khách sạn.

• Quản lý gián tiếp thông qua chương trình quản lý Hotel của các hãng sản xuất phần mềm quản lý khách sạn: trong trường hợp này các chương trình quản lý khách sạn sẽ được cài đặt trên máy tính quản lý tiền sảnh (Front-office computer) và được kết nối với hệ thống Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise bằng một đường kết nối gọi là AHL (Alcatel-Lucent Hotel Link hay Computer Link). Thông qua đường AHL tất cả các cơ sở dữ liệu để quản lý khách (check-in/check-out, voice mail, cước, minibar, room status,...) sẽ được chuyển đổi và cập nhật giữa Front-office computer và hệ thống Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise. Khi đường AHL không hoạt động, người quản lý sẽ sử dụng phương pháp thứ nhất (kết nối trực tiếp) để quản lý khách.

Một số tính năng Hotel quan trọng

• Check-in:  Cho phép check-in cho từng khách hay cho từng nhóm khách (group check-in)

• Check-out: Cho phép check-out cho từng khách hoặc từng nhóm khách (group check-out)

• Voice Mail: Tùy theo yêu cầu của khách, đối với các cuộc gọi đến không có trả lời (do khách đi vắng,...) sẽ được tự động chuyển đến bàn điều hành hoặc hệ thống Voice mail

Chuyển phòng (room moving):  Khi khách có yêu cầu thay đổi phòng

 Buồng điện thoại (Phone Booth): Cho phép đặt các buồng tại điện thoại công cộng trong phạm vi khách sạn, cho phép khách thực hiện các cuộc gọi:

Điện thoại di động (DECT mobile phone):  Ngoài sự tiện lợi của chức năng di động giúp liên lạc với khách tại khắp mọi nơi trong phạm vi khách sạn, điện thoại DECT có đầy đủ tính năng của một máy điện thoại số (Reflex set)

Phòng lớn (Hotel Suite): Cho phép lưu trú nhiều khách trong cùng một phòng (thường dùng cho các khách trong cùng một gia đình,...)

• Minibar: Cho phép các nhân viên làm dịch vụ phòng cho khách giám sát các loại thức uống khách đã dùng trong minibar tại phòng của khách và gửi các thông tin giám sát này đến chương trình quản lý tiền sảnh (Front-office computer) từ máy điện thoại tại phòng khách hoặc từ bất kỳ máy điện thoại nội bộ khác để tính tiền vào tài khoản của khách.

• Kiểm tra tình trạng phòng (Room Status): Cho phép nhân viên làm dịch vụ phòng cho khách giám sát tình trạng của các phòng trong khách sạn (đã có khách, chưa có khách, đã được dọn, chưa được dọn, cần được dọn,...) và gửi thông tin giám sát này đến chương trình quản lý tiền sảnh từ máy điện thoại trên phòng khách hoặc từ bất kỳ máy điện thoại nội bộ khác trong phạm vi khách sạn. Tính năng Hotel không cho phép check-in những phòng có trạng thái là chưa dọn, đã có khách,...

Báo thức (Wake-up call): các cuộc gọi báo thức có thể được lập trình

Các thành phần của hệ thống truyền:

Khối lễ tân: 

- Tiếp nhận khách để làm thủ tục Check-In

- Làm thủ tục Check-Out, xuất hóa đơn tính tiền cho khách và thu ngân

- Tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng như dọn phòng, đặt món, thực hiện wake-up...

Thông thường mỗi lễ tân sẽ có một ứng dụng gọi là Front Office (FO) cung cấp tất cả các thông tin quan trong như: 

- Thông tin khách hàng

- Trạng thái phòng, tập hợp tất cả các chi phí mà khách hàng đã sử dụng

- Cho phép đóng mở các thiết bị trong phòng

Phòng khách sạn

Phòng khách sạn là nơi khách thuê để nghỉ ngơi nên trong phòng này cũng có rất nhiều thiết bị giúp khách hàng tận hưởng sử thoải mái và tiện nghi khi sử dụng dịch vụ của khách sạn.

Ngoài các dịch vụ như TV, Internet chúng tôi không đề cập đây thì phần điện thoại chúng ta sẽ cần các điện thoại như sau:

- Điện thoại phòng khách

- Điện thoại phòng ngủ

- Điện thoại phòng tắm được thiết kế chống thấm nước và dạng treo tường.

Thông thường mỗi phòng khách chỉ nên có 1 số và các điện thoại này có thể dùng theo dạng:

Các điện thoại được nối chung với nhau để có một số. Khi nhận cuộc gọi thì cả ba máy đều đổ chuông. Mô hình này chỉ dùng được cho analog phone và chỉ có một cuộc gọi tại một thời điểm.

Các điện thoại sẽ được có số riêng nhưng được nhóm lại thành một số gọi là số ONS. Theo mô hình này thì chúng ta có thể dùng digital phone hay ip phone đều được và có nhiều máy sẽ gọi đồng thời.

Trên các điện thoại, chúng ta sẽ định nghĩa một số phím dịch vụ của khách sạn như:

- Báo thức tự động

- Gọi dịch vụ dọn phòng

- Cập nhật trạng thái phòng (dùng cho bộ phận dọn phòng)

- ...

Phòng xử lý dữ liệu:

Đây là trung tâm xử lý dữ liệu của hệ thống khách sạn. Trong phần này, chúng tôi trình bay phần liên quan giải pháp truyền thông cho khách sạn.

Trái tim của hệ thống quản lý khách sạn là hệ thống PMS ( Properties Management System ). Hệ thống này cho phép quản lý tất cả mọi thứ của khách sạn bao gồm cơ sở dữ liệu khách hàng, tài sản, trạng thái phòng …cũng như hàng nhập kho. Cơ bản nó là ERP của một doanh nghiệp.

Hệ thống tổng đài cần phải giao tiếp được với hệ thống PMS để cho phép PMS nhận cước từ phòng khách để gộp bill, cũng như cho phép ứng dụng FO có thể điều khiển các dịch vụ wake-up, mini bar , lock và unlock phone ….

Thông thường chúng ta sẽ thấy 03 phần là PBX, Hotel Features Server và PMS. Tùy theo loại tổng đài và tùy theo PMS cũng như tính năng khách hàng muốn sử dụng mà chúng ta sẽ có thêm Hotel Features Server hay không.

Giải pháp truyền thông trong khách sạn là một giải pháp quan trọng giúp định vị khách sạn là 3,4 hay 5 sao, cũng như sự thỏa mãn của khách hàng khi sử dụng các dịch vụ mà khách sạn cung cấp.

Trong một khách sạn theo tiêu chuẩn thì có rất nhiều hệ thống khác nhau và nhiều giải pháp khác nhau cho từng hệ thống. Giải pháp chúng tôi đề xuất ở đây chỉ cơ bản là giải pháp cho phần thông tin liên lạc trong một khách sạn. 

- Khối lễ tân - nơi Check In và Check Out khách hàng.
- Phòng khách sạn -  nơi khách hàng ở lại.
- Phòng xử lý dữ liệu - chạy tất cả các ứng dụng quản lý và các tính năng đặc thù của khách sạn. 


Khối lễ tân


   ·         Tiếp nhận khách để làm thủ tục Check-In
   ·         Làm thủ tục Check-Out , xuất bill tính tiền cho khách và thu ngân.
   ·         Tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng như dọn phòng, đặt món, thực hiện wake-up...  


   *Thông thường mỗi lễ tân sẽ có một ứng dụng gọi là Front Office (FO) cung cấp tất cả các thông tin quan trọng như:


   ·        Thông tin khách hàng
   ·        Trạng thái phòngTập hợp các chi phí mà khách hàng đã sử dụng bao gồm ăn uống, tiền phòng, điện thoại, internet ….Thực hiện các dịch vụ theo nhu cầu khách hàng như đặt lịch hẹn wake-up, nhận yêu cầu dọn phòng, đem khăn hay nước nóng….
   ·         Cho phép đóng mở các thiết bị trong phòng như máy lạnh, tivi …
Như vậy mỗi lễ tân cần máy tính chạy ứng dụng FO và điện thoại để nghe yêu cầu khách hàng cũng như nhận yêu cầu đặt phòng ….


Phòng khách sạn


Phòng khách sạn là nơi khách thuê để nghỉ ngơi nên trong phòng này cũng có rất nhiều thiết bị giúp khách hàng tận hưởng sử thoải mái và tiện nghi khi sử dụng dịch vụ của khách sạn.


Ngoài các dịch vụ như TV, Internet chúng tôi không đề cập đây thì phần điện thoại chúng ta sẽ cần các điện thoại như sau:


   ·         Điện thoại phòng khách
   ·         Điện thoại phòng ngủ
   ·         Điện thoại phòng tắm được thiết kế để không thấm nước và dạng treo tường.
 


Thông thường mỗi phòng khách chỉ nên có 1 số và các điện thoại này có thể dùng theo dạng:
Các điện thoại được nối chung với nhau để có một số. Khi nhận cuộc gọi thì cả ba máy đều đổ chuông. Mô hình này chỉ dùng được cho analog phone và chỉ có một cuộc gọi tại một thời điểm.
Các điện thoại sẽ được có số riêng nhưng được nhóm lại thành một số gọi là số ONS. Theo mô hình này thì chúng ta có thể dùng digital phone hay ip phone đều được và có nhiều máy sẽ gọi đồng thời.


Trên các điện thoại, chúng ta sẽ định nghĩa một số phím dịch vụ của khách sạn như:


   ·         Báo thức tự động
   ·         Gọi dịch vụ dọn phòng
   ·         Cập nhật trạng thái phòng (dùng cho bộ phận dọn phòng)
   ·           ….
Các điện thoại loại dùng cho khách sạn, cho phép chúng ta thiết kế layout và các nút dịch vụ cho điện thoại để thiết kế theo đúng template của khách sạn đó. 


Phòng xử lý dữ liệu


Đây là trung tâm xử lý dữ liệu của hệ thống khách sạn. Trong phần này, chúng tôi trình bay phần liên quan giải pháp truyền thông cho khách sạn.


Trái tim của hệ thống quản lý khách sạn là hệ thống PMS ( Properties Management System ). Hệ thống này cho phép quản lý tất cả mọi thứ của khách sạn bao gồm cơ sở dữ liệu khách hàng, tài sản, trạng thái phòng …cũng như hàng nhập kho. Cơ bản nó là ERP của một doanh nghiệp.


Hệ thống tổng đài cần phải giao tiếp được với hệ thống PMS để cho phép PMS nhận cước từ phòng khách để gộp bill, cũng như cho phép ứng dụng FO có thể điều khiển các dịch vụ wake-up, mini bar , lock và unlock phone ….


Thông thường chúng ta sẽ thấy 03 phần là PBX, Hotel Features Server và PMS. Tùy theo loại tổng đài và tùy theo PMS cũng như tính năng khách hàng muốn sử dụng mà chúng ta sẽ có thêm Hotel Features Server hay không.